Amikor egy vállalkozónak már túl sok lesz a tennivaló, és a napjai nagy részét az teszi ki, hogy megválaszolja az e-maileket, intézze az időpontokat, kezelje a social media felületeit, frissítse a weboldalát, ha van, kitalálja és feltöltse a tartalmakat, egy idő után teljesen természetesen felmerül a gondolat: ideje lenne segítséget kérni.
Viszont lehet, hogy nem akar vagy nem tud alkalmazottat felvenni. Nincs szüksége állandó, napi nyolcórás munkavégzésre, nincs irodája, egy iroda bérlése pedig újabb jelentős költséget jelentene. Ehhez jön még az alkalmazott bére és az ahhoz kapcsolódó munkáltatói költségek.
Erre vagyunk mi, virtuális asszisztensek és háttértámogatók.
Egy külsős szakemberrel úgy kaphatsz segítséget a vállalkozásod háttérfeladataihoz, hogy nem kell egy teljes munkaidős pozíciót létrehoznod akkor is, ha valójában csak néhány órányi segítségre van szükséged hetente.
Sajnos azonban a mai napig sok kérdés merül fel azzal kapcsolatban, hogy pontosan hogyan is működik egy ilyen együttműködés.
A virtuális asszisztens alkalmazott? Ki mondja meg, mit kell csinálnia? Mikor lehet neki írni? Mit lehet elvárni tőle? És miért kerülhet többe egy VA óradíja, mint egy alkalmazott órabére?
Nézzük meg.
Talán ez a legfontosabb alapvetés.
A virtuális asszisztens vállalkozóként dolgozik együtt az ügyfelével, ezért a kapcsolat nem egy klasszikus munkáltató–munkavállaló viszony.
Ez nem azt jelenti, hogy az ügyfél nem mondhatja el, milyen feladatokra van szüksége.
Éppen ellenkezőleg: az ügyfél ismeri a saját vállalkozását, céljait és prioritásait, ezért ő határozza meg, miben szeretne segítséget kapni.
A háttértámogató pedig ezekből a feladatokból átveszi azt, amit vállalt, és a saját szakmai tudásával, önállóan végzi el.
Ezért én sokkal inkább partneri együttműködésként tekintek erre, mint utasítás-végrehajtásként.
Röviden: egyik fél sem.
A vállalkozó irányítja a saját vállalkozását, meghatározza a célokat és azt, hogy milyen feladatokat szeretne kiszervezni.
A VA pedig a saját munkáját és a rábízott feladatokat kezeli önállóan.
Ha például azt mondod, hogy szeretnéd, ha a Facebook-oldalad rendszeresen frissülne, az már a háttértámogató feladata lehet, hogy ehhez elkészítse a tartalmakat, megtervezze a posztokat, elkészítse vagy összeállítsa a vizuális anyagokat és időzítse őket – természetesen az előre egyeztetett keretek között.
Nem kell minden egyes lépésnél megmondanod, hogy pontosan melyik gombot mikor nyomja meg.
És ez a partneri viszony egyik legnagyobb előnye: nem újabb embert kapsz, akit folyamatosan irányítanod kell, hanem valakit, aki bizonyos feladatokat levesz rólad.
Sok vállalkozó nehezen adja ki a kezéből a feladatokat. Ez teljesen érthető.
Hiszen a vállalkozás a sajátja, ő ismeri a legjobban, és szeretné tudni, mi történik benne.
De a delegálás nem azt jelenti, hogy elveszíted a kontrollt.
A feladatot adod át, nem a döntési jogot.
Te továbbra is meghatározod az irányt, jóváhagyod, amire szükség van, és látod, mi történik a háttérben. Közben viszont nem neked kell minden e-mailt megválaszolni, minden posztot feltölteni vagy minden apró technikai feladatot elvégezni.
Pont ezért van a háttértámogató.
Ez is gyakori kérdés, és teljesen érthető, ha valaki elsőre magasnak talál egy vállalkozói óradíjat.
Egy VA óradíja ugyanis valóban lehet magasabb, mint egy alkalmazotté.
Csakhogy a kettő nem összehasonlítható egy az egyben.
Amikor egy VA-val dolgozol, jellemzően az elvégzett munkáért fizetsz.
Ha óradíjas együttműködésben dolgoztok, ezért mérjük a munkával töltött időt. Így pontosan látható, mennyi időt fordítottunk a feladataidra.
Ha pedig projekt- vagy csomagalapon dolgozunk, akkor előre meghatározott díjat fizetsz a megbeszélt feladatokért.
Közben a háttértámogató vállalkozóként maga viseli a saját működésének költségeit.
Ő fizeti többek között:
a vállalkozásával kapcsolatos adókat és járulékokat,
a laptopot és egyéb munkaeszközöket,
a szükséges szoftvereket és előfizetéseket,
az internetet és egyéb munkavégzési költségeket,
a szakmai képzéseket és továbbképzéseket.
És nincs olyan helyzet, hogy azért fizetsz, mert valaki egész nap az irodában ül, miközben éppen nincs számára feladat.
A vállalkozásod számára elvégzett munkát fizeted ki.
Ezért egy magasabbnak tűnő óradíj mellett is lehet gazdaságos megoldás egy VA bevonása.
Van még egy tévhit, amit érdemes tisztázni.
Attól, hogy egy virtuális asszisztens otthonról dolgozik, nem áll folyamatosan rendelkezésre.
Ugyanúgy van munkaideje, családja, magánélete, pihenőideje és természetesen más ügyfelei is.
Ezért egy jól működő együttműködésben már az elején érdemes tisztázni:
mikor vagyunk elérhetők,
milyen csatornán kommunikálunk,
milyen válaszidővel lehet számolni,
mi számít sürgős feladatnak,
és mi történik, ha egy feladatot a megbeszéltnél gyorsabban kell elvégezni.
A sürgős munka például járhat felárral, hiszen ilyenkor a már betervezett munkát kell átszervezni.
Ez nem büntetés. A sürgősségnek a háttérben ugyanúgy van költsége.
A partneri viszonyhoz az is hozzátartozik, hogy mindkét félnek joga van nemet mondani.
A háttértámogató mondhatja azt, hogy egy feladat nem tartozik a kompetenciájába, egy határidő nem reális, vagy az adott időpontban nincs rá kapacitása.
És az ügyfél is mondhat nemet egy javaslatra, egy feladatra vagy akár magára az együttműködésre, ha úgy érzi, hogy az nem megfelelő számára.
Nem kell mindenáron együtt dolgozni.
Sőt, sokszor egy időben kimondott, korrekt „nem” mindkét fél számára jobb, mint egy olyan együttműködés, amelyről már az elején látszik, hogy nem fog működni.
Erről korábban részletesebben is írtam A nemet mondás szabadsága című bejegyzésemben.
A jó együttműködés nem attól lesz jó, hogy mindenre rugalmasan igent mondunk.
Éppen ellenkezőleg: a világos keretek biztonságot adnak mindkét félnek.
Érdemes már az elején megbeszélni például:
milyen feladatokat vállal a háttértámogató;
milyen feladatokat nem;
mikor és hogyan lehet vele kapcsolatot tartani;
milyen válaszidő várható;
hogyan történik az elszámolás;
mi számít sürgős munkának;
van-e sürgősségi felár;
milyen határidőkkel dolgoztok.
Ezek közül pedig amit csak lehet, érdemes szerződésben is rögzíteni, hogy később se legyen félreértés.
Erről külön bejegyzésben is írok majd: Mit érdemes rögzíteni a háttértámogatóval kötött szerződésben?
Egy jól működő VA–ügyfél kapcsolatban szerintem ez a lényeg.
Nem az a cél, hogy legyen még egy ember, akinek feladatokat kell osztani és akit folyamatosan ellenőrizni kell.
Hanem az, hogy legyen valaki, akire bizonyos feladatokat nyugodtan rá tudsz bízni, miközben te a vállalkozásod azon részeire tudsz koncentrálni, ahol valóban szükség van rád.
A jó háttértámogató nem átveszi a vállalkozásod irányítását.
Segít abban, hogy neked több időd és energiád maradjon rá.
Ha már túl sok minden van a válladon, nem feltétlenül kell rögtön alkalmazottban gondolkodnod. Lehet, hogy néhány óra célzott segítség is sokat változtatna a mindennapi működéseden.
Nézd meg, milyen területeken tudok segíteni, és ha nem tudod pontosan, mire lenne szükséged, az sem probléma. Írd meg, miben szeretnél segítséget, és együtt megtaláljuk a megfelelő megoldást.