Amikor úgy néz ki, hogy egy ügyféljelölttel megvan az összhang, sikerültek az első egyeztetések, kialakult a közös hang, és mindketten úgy érzitek, hogy jól tudtok majd együtt dolgozni, a legfontosabb rész még hátravan: a szerződés.
Mert hiába tűnik elsőre minden szupernek, és hiába értitek egymást már az első beszélgetésektől kezdve, nem árt, ha az együttműködés kereteit, határait és az elvárásokat is előre meghatározzátok.
Ki mit vállal?
Mikor dolgozik a VA?
Mikor lehet neki írni?
Mi számít sürgős feladatnak?
Mennyibe kerül egy plusz feladat?
Mi történik, ha csúszik egy határidő?
Ki használhatja fel az elkészült anyagokat?
Ezeket sokkal jobb előre tisztázni, mint akkor elővenni, amikor már probléma van.
A szerződés nem azért készül, mert nem bízunk egymásban. Éppen ellenkezőleg: azért, hogy egy jól induló együttműködés később is ugyanolyan egyértelmű maradjon.
Nem kell felesleges ígéreteket tenni, nem kell találgatni, és nem kell arra hagyatkozni, hogy „majd megbeszéljük, ha odaérünk”.
Legyenek tiszták a keretek már az elején. Ez mindkét felet védi.
Nézzük, melyek azok a területek, amelyeket érdemes átgondolni.
Talán ez tűnik a legegyértelműbbnek, mégis rengeteg félreértés származhat abból, ha csak annyi szerepel, hogy „social media kezelés” vagy „virtuális asszisztensi feladatok”.
Érdemes minél pontosabban meghatározni, milyen feladatokat vállal a VA.
Például:
Facebook- és Instagram-posztok készítése és időzítése;
Canva grafikák készítése;
Reels szerkesztése;
hírlevelek összeállítása és kiküldése;
weboldal tartalmi frissítése;
WordPress karbantartási feladatok;
adminisztráció;
e-mailek kezelése.
És legalább ennyire fontos az is, hogy mi nem tartozik bele az együttműködésbe.
Nem kell minden elképzelhető feladatot felsorolni, de ha van olyan terület, amit biztosan nem vállalsz, azt érdemes már az elején tisztázni.
Így később nem lesz abból vita, hogy az ügyfél szerint „ez még simán belefér”, a VA szerint pedig már egy teljesen új feladat.
Az egyik legfontosabb pont természetesen a pénz.
Legyen egyértelmű:
mennyi az óradíj;
milyen esetben dolgoztok projekt- vagy csomagalapon;
hogyan történik az időmérés;
mikor történik a számlázás;
milyen fizetési határidővel;
és mi történik, ha plusz feladat merül fel.
Óradíjas együttműködésnél különösen fontos, hogy mindkét fél tudja, mit jelent egy elszámolható munkaóra.
A VA azért mérheti az idejét, hogy az ügyfél pontosan lássa, mire mennyi idő ment el, a VA pedig korrekt módon tudjon elszámolni a tényleges munkával.
Projektalapú munka esetén pedig érdemes meghatározni, hogy pontosan mi tartozik bele a projekt árába.
Mert egy „weboldal elkészítése” például jelenthet öt oldalt és jelenthet tizenötöt is – és a kettő között azért van némi különbség.
Attól, hogy a VA otthonról dolgozik, még nem áll folyamatosan rendelkezésre.
A háttértámogatónak ugyanúgy van munkaideje, magánélete, családja és más ügyfelei.
Ezért érdemes előre tisztázni:
mely napokon és milyen időszakban dolgozik;
mikor érhető el;
milyen csatornán lehet vele kapcsolatot tartani;
milyen válaszidővel lehet számolni.
Ez nem merevség.
Sőt, a világos munkaidő sokszor éppen azt segíti, hogy az együttműködés kiszámíthatóbb legyen.
Ez az egyik olyan pont, amit szerintem különösen fontos előre megbeszélni.
Mert az, hogy valami az ügyfélnek sürgős, nem feltétlenül jelenti azt, hogy a VA naptárában is van szabad hely azonnal elvégezni.
Ha egy sürgős feladat miatt át kell szervezni a már betervezett munkát, annak lehet sürgősségi felára.
Ez teljesen más helyzet, mint amikor egy feladatot előre egyeztetett határidővel be lehet illeszteni a munkarendbe.
Éppen ezért érdemes előre meghatározni:
Mi számít sürgősnek, mennyi idő alatt vállalható, és jár-e érte külön díj?
Ha ezt már a szerződés tartalmazza, később nem kell minden egyes sürgős feladatnál újra tárgyalni.
Egy feladat határideje nem csak a VA felelőssége.
Ahhoz, hogy a vállalt határidő tartható legyen, az ügyfélnek is időben rendelkezésre kell bocsátania a szükséges információkat, szövegeket, képeket, hozzáféréseket vagy jóváhagyásokat.
Ha például egy hírlevelet péntekre kell kiküldeni, de az ügyfél csak csütörtök este küldi át a végleges anyagot, az már teljesen más helyzet.
Ezért jó, ha előre tisztázva van:
ki mit biztosít;
milyen határidővel;
mikor kezdődik a VA feladata;
és mi történik, ha a szükséges anyag vagy jóváhagyás késik.
Ez szorosan kapcsolódik a feladatkörhöz, de érdemes külön is kezelni.
Egy együttműködés közben teljesen természetes, hogy új ötletek és új feladatok merülnek fel.
A probléma akkor kezdődik, amikor ezek automatikusan „beleférnek” az eredeti megállapodásba.
Ha például havi 8 social media poszt elkészítésében állapodtatok meg, abból nem következik automatikusan, hogy ugyanazért a díjért 8 poszt, 4 Reel, 2 hírlevél és egy komplett weboldal-frissítés is jár.
A plusz feladat plusz munka.
Ezt nem kellemetlenkedés tisztázni, hanem korrekt üzleti működés.
Ez különösen fontos kreatív munkáknál.
Érdemes előre tisztázni, hogy az elkészült:
szövegek,
grafikák,
fotók,
videók,
weboldal-elemek,
sablonok
felhasználási joga hogyan alakul.
Nem minden esetben ugyanaz a helyzet, és nem mindegy az sem, hogy egy egyedi, ügyfél számára készített anyagról vagy egy korábban meglévő sablonról, saját eszközről van szó.
Ezért ezt sem érdemes automatikusan feltételezni.
A jogokat és a felhasználás feltételeit jobb előre rögzíteni.
Egy VA sok esetben olyan információkhoz fér hozzá, amelyek nem tartoznak a nyilvánosságra.
Lehet szó például:
ügyféladatokról;
belső dokumentumokról;
jelszavakról és hozzáférésekről;
üzleti tervekről;
pénzügyi adatokról;
kampányokról;
vagy még nem publikált tartalmakról.
Ezért a bizalmas információk kezelése és a titoktartás kérdése is fontos része lehet az együttműködésnek.
A VA-nak gyakran szüksége van hozzáférésre a munkához.
Facebook-oldal, Instagram, WordPress, Canva, hírlevélküldő rendszer, Google-fiók – a sort lehetne folytatni.
Érdemes már az elején tisztázni:
milyen rendszerekhez kap hozzáférést;
milyen jogosultsággal;
ki kezeli a hozzáféréseket;
és mi történik az együttműködés végén.
Ahol lehet, érdemes személyhez kötött hozzáférést adni ahelyett, hogy mindenki ugyanazt a közös jelszót használja.
Erről nem kellemes beszélni egy frissen induló együttműködésnél.
Mégis érdemes.
Nem azért, mert már az első napon arra készülünk, hogy vége lesz, hanem mert egy korrekt üzleti kapcsolatnak a lezárása is része.
Érdemes tisztázni a felmondási feltételeket, a folyamatban lévő munkák lezárását, a hozzáférések visszavonását, illetve az ügyfél anyagainak és adatainak kezelését.
Így akkor sincs kapkodás, ha az együttműködés valamilyen okból véget ér.
Talán ez a legfontosabb, amit az egészből érdemes magaddal vinni.
A szerződés nem azt jelenti, hogy egyik fél sem bízik a másikban.
A jó szerződés éppen azt segíti, hogy ne kelljen mindenről külön vitázni.
Ha előre tisztázzátok az óradíjat, a feladatokat, a munkaidőt, a határidőket, a sürgős munkát, a fizetést, a jogokat, a titoktartást és az együttműködés lezárását, akkor mindketten tudjátok, mire számíthattok.
És ha később valami nem egyértelmű, nem az emlékezetre vagy a „de én úgy értettem” mondatokra kell hagyatkozni.
Le van írva.
Ez nem bizalmatlanság. Ez egyszerűen korrekt üzleti működés.
A szerződés pontos tartalma természetesen az adott együttműködéstől függ, és jogi kérdésekben érdemes szakember segítségét kérni. Ez a bejegyzés nem szerződésminta vagy jogi tanácsadás, hanem egy gyakorlati szempontsor ahhoz, hogy tudd, milyen témákat érdemes előre átbeszélni.
Ha még nem olvastad, érdemes megnézned:
Virtuális asszisztens és ügyfél: hogyan működik jól a partneri együttműködés?
Ebben arról írtam, miért fontos, hogy a VA és az ügyfél valódi partnerként dolgozzon együtt, és miért van szükség világos határokra már az együttműködés elején.
Azt pedig, hogy miért fontos egy VA-nak is megtanulnia nemet mondani egy nem megfelelő együttműködésre, ebben a cikkben jártam körül:
Ha már túl sok minden van a válladon, nem feltétlenül kell rögtön alkalmazottban gondolkodnod. Lehet, hogy néhány óra célzott háttértámogatás is sokat változtatna a mindennapi működéseden.
Nézd meg, milyen területeken tudok segíteni, és ha nem tudod pontosan, mire lenne szükséged, az sem probléma.