Egyre több vállalkozó és cégvezető jut el előbb vagy utóbb arra a pontra, amikor elgondolkodik azon, hogy segítségre van szüksége a feladataihoz. Mert egy idő után egyszerűen nem megy egyszerre az ügyfélszerzés, a cég fejlesztése és a mindennapi háttérmunka.
Ott vannak az e-mailek, az adminisztráció, a hírlevelek, a közösségi média, a weboldal frissítése – és közben természetesen az ügyfelekkel is foglalkozni kell.
Ez az egész egyfajta körforgás. Ahhoz, hogy egy vállalkozás látható legyen, időről időre meg kell jelenni a közösségi médiában. A weboldalon naprakészen kell tartani a tartalmakat, árakat, információkat, esetleg a bővítményeket is. A feliratkozóknak időnként érdemes hírlevelet küldeni az aktuális ajánlatokról, újdonságokról vagy akár a vállalkozó gondolatairól, hogy így is kapcsolatban maradjon velük és fenntartsa az érdeklődésüket.
Közben válaszolni kell az e-mailekre, intézni kell az ügyeket, foglalkozni a meglévő ügyfelekkel, és folyamatosan újakat is kell szerezni.
Egy idő után ez egyszerűen nem fér bele egy ember idejébe.
Az első gondolat ilyenkor sokszor az alkalmazott felvétele. Csakhogy lehet, hogy anyagilag még nem éri meg, nincs szükség napi 8 órás munkára, nincs iroda, amit biztosítani tudna neki, és nem feltétlenül szeretne laptopot, telefont, előfizetéseket és egyéb eszközöket sem biztosítani.
Itt jön képbe a virtuális asszisztens.
Egy VA-val nem feltétlenül kell napi 4-6-8 órára számolnod, hiszen olyan feladatokra szerződsz vele, amelyekre valóban szükséged van. Nem neked kell biztosítanod az eszközeit, az előfizetéseit vagy a munkavégzés helyét, és a saját vállalkozásának működésével kapcsolatos költségeket és kötelezettségeket is ő viseli.
Sajnos még mindig sok vállalkozóban van egy kis félsz attól, hogy valakire, akit nem ismer, csak úgy rábízza a cége bizonyos feladatait. Ráadásul sokszor az sem egyértelmű, hogy pontosan mit szeretne kiszervezni, és hogyan kellene átadnia ezeket a feladatokat.
Ebben szeretnék most egy kicsit segíteni.
.
A legegyszerűbb válasz: azokat a feladatokat, amelyekre szükséged van, de nem feltétlenül neked kell elvégezned.
Gondold végig például:
Melyik feladatot halogatod rendszeresen?
Mi az, amit kifejezetten nem szeretsz csinálni?
Mi az, amire mindig kevés időd jut?
Mi az, amit már csak azért csinálsz te, mert eddig így volt?
Mi az, amihez értesz, de nem feltétlenül ez a te legjobb időfelhasználásod?
Mi az, amit egy megfelelően betanított VA önállóan is el tudna végezni?
Ha például utálod az e-mailezést, miért neked kellene napi egy órát e-mailek megválaszolásával töltened?
Ha nincs időd posztolni, miért maradjon üresen a közösségi médiafelületed?
Ha mindig az utolsó pillanatban jut eszedbe, hogy hírlevelet kellene küldeni, miért ne adhatnád át ezt a feladatot?
A kiszervezés egyik első lépése éppen az, hogy nem azt nézed, mit tudsz még valahogy bepréselni a napodba, hanem azt, mit nem szükséges már neked csinálnod.
Van különbség aközött, hogy azt mondod:
„Írd meg ezt az egy hírlevelet.”
vagy:
„Szeretném, ha a hírleveleim kezelése hozzád tartozna.”
A második esetben már nem egyszerűen egy konkrét feladatot adsz ki a kezedből, hanem egy felelősségi területet.
Természetesen ehhez szükség van arra, hogy az elején átbeszéljétek a vállalkozásodat, a céljaidat, a kommunikációdat, a márkahangodat és azt, hogyan szeretnéd működtetni az adott területet.
De ha ez megvan, a VA már sokkal önállóbban tud dolgozni.
Ugyanez működhet a közösségi médiánál, a weboldal frissítésénél, a hírleveleknél vagy akár bizonyos adminisztratív feladatoknál is.
Az együttműködés elején természetesen szükség van egyeztetésre.
Mutasd meg:
milyen hangon kommunikálsz;
kiknek szólnak a tartalmaid;
milyen vizuális világot használsz;
milyen témákról szeretnél kommunikálni;
mi az, amit semmiképpen nem szeretnél;
mely feladatokat kell minden esetben jóváhagynod;
és milyen határidőkkel szeretnél dolgozni.
Az első néhány alkalommal több egyeztetésre lehet szükség. Ez teljesen normális.
De ha már kialakult a közös munkamódszer, akkor érdemes hagyni, hogy a VA önállóan végezze a rábízott munkát.
Ha minden egyes mondatot átírsz, minden grafikát újratervezel, és minden apró lépést újra ellenőrzöl, akkor tulajdonképpen nem szervezted ki a feladatot. Csak lett valaki, aki elkészíti neked az első verziót.
Ez egy olyan rész, amitől sok vállalkozó tart – pedig megfelelően kezelve nem kell, hogy probléma legyen.
Ha a VA-nak hozzáférésre van szüksége a munkához, ne a saját személyes jelszavadat add meg neki.
Ahol lehet, hozz létre számára saját felhasználói fiókot és csak olyan jogosultságot adj, amire valóban szüksége van.
Például:
WordPressben saját felhasználót;
a Meta felületeken személyhez kötött hozzáférést;
Google-szolgáltatásoknál megfelelő jogosultságot;
Canva esetében megfelelő megosztást;
hírlevélrendszerben pedig saját hozzáférést, ha a rendszer ezt lehetővé teszi.
Ez nemcsak biztonságosabb, hanem később sokkal egyszerűbb is.
Ha megszűnik az együttműködés, nem kell mindenhol jelszót cserélned. Egyszerűen megszünteted vagy visszavonod az adott hozzáférést.
Az egyik leggyakoribb hiba, amikor egy vállalkozó azt mondja:
„Kellene egy jó poszt a jövő hétre.”
Csakhogy ebből a VA még nem fogja tudni, pontosan mit szeretnél.
Kinek szóljon? Mi legyen a célja? Milyen szolgáltatást vagy terméket szeretnél megmutatni? Milyen hangnemet használjon? Van hozzá kép? Van hozzá ajánlat? Van határidő?
Nem kell regényt írnod minden egyes feladathoz, de a szükséges információkat érdemes átadni.
A VA-nak nem gondolatolvasásra van szüksége, hanem megfelelő információra.
Ha azt mondod:
„A jövő heti poszt témája az új szolgáltatásunk. A célközönségünk kisvállalkozó, a hangnem közvetlen, de szakmai. Az ajánlat részleteit itt találod…”
az már egy jól használható kiindulópont. Onnantól viszont hagyd, hogy a szakember dolgozzon.
Mert a rossz delegálás legalább annyira meg tudja nehezíteni az együttműködést, mint amennyire a jó meg tudja könnyíteni.
Ez nem igazán brief.
Ha nem mondod el, mi a cél, kinek szól, milyen témáról van szó és milyen hangnemet szeretnél, a VA-nak kell kitalálnia mindent.
Lehet, hogy amit elkészít, önmagában teljesen rendben van – csak éppen nem azt kommunikálja, amit te szerettél volna.
Az sem feltétlenül jó megoldás, ha az első napon megkapja az összes feladatodat:
„Mostantól te csinálod az e-maileket, a Facebookot, az Instagramot, a hírlevelet, a weboldalt, az adminisztrációt és még ezt a három dolgot is.”
Érdemes fokozatosan haladni. Először néhány jól körülhatárolható feladat, aztán ahogy kialakul a bizalom és megismeritek egymás munkamódszerét, lehet bővíteni a feladatkört.
Ha egyik héten még heti három posztot szeretnél, a következő héten már ötöt, aztán hirtelen teljesen más hangnemet kérsz, nehéz lesz kiszámíthatóan dolgozni.
Persze a vállalkozás változik, és természetes, hogy időnként változtatni kell. De ha valami megváltozik, beszéljétek át.
A delegálás kétoldalú folyamat.
Ha a VA elkészít valamit, amihez szükséges a jóváhagyásod, de te napokig nem reagálsz, majd a határidő előtt derül ki, hogy módosítani kell, az egész folyamat könnyen borul.
A VA-nak is szüksége van arra, hogy az ügyfél időben visszajelezzen.
Attól, hogy valaki otthonról dolgozik, még nem jelenti azt, hogy egész nap elérhető.
A VA-nak is van munkaideje, más ügyfelei és természetesen magánélete.
Ha valami előre tervezhető, tervezzétek meg. Ha pedig valóban sürgős feladat merül fel, annak a feltételeit érdemes már az együttműködés elején tisztázni.
Ezt nem lehet elégszer mondani. 😄
Ahol van lehetőség külön felhasználóra és jogosultságkezelésre, élj vele.
Nemcsak a VA miatt, hanem a saját vállalkozásod biztonsága miatt is.
Attól, hogy egy feladatot átadsz a VA-nak, még nem adod át vele együtt a vállalkozásod feletti döntést.
Te mondod meg, milyen irányba szeretnél menni, milyen célokat szeretnél elérni, milyen kommunikációt szeretnél, és mely feladatokat szeretnéd kiszervezni.
A VA pedig abban segít, hogy ezek a dolgok ténylegesen meg is valósuljanak.
Éppen ezért fontos a bizalom, a megfelelő kommunikáció és az egyértelmű keretek.
A jó delegálás nem azt jelenti, hogy mindent elmondasz helyette. De azt sem, hogy három szóból kell kitalálnia, mire gondoltál.
A feladatot adod át, nem a döntési jogot.
A kiszervezés célja végső soron nem az, hogy legyen valaki, akinek feladatokat tudsz adni.
Hanem az, hogy legyen valaki, akire bizonyos területeket nyugodtan rábízhatsz, miközben te arra fordíthatod az idődet, amire valóban szükség van: az ügyfeleidre, a vállalkozásod fejlesztésére és az új lehetőségekre.
És talán ez a legfontosabb:
nem kell mindent egyedül csinálnod ahhoz, hogy a vállalkozás a te vállalkozásod maradjon.
Ha pedig még az együttműködés elején tartasz, érdemes azt is átgondolnod, hogy milyen kereteket érdemes már a kezdetekkor rögzíteni.
Mit érdemes rögzíteni a virtuális asszisztenssel kötött szerződésben?